GDA e la Tentata Vendita

Uscita operatori/mezzi

Utilizzando la voce "Uscita Operatori/Mezzi" presente sul menu "Lavoro" di GDA è possibile emettere un documento di carico dei mezzi e specificare i clienti che sono inclusi nel giro dell’operatore.

GDA consente, per maggiore comodità dell’utente, di associare i vari clienti a giorni della settimana in cui essi devono essere visitati. In questo modo l’utente può, comodamente decidere quale operatore deve essere impiegato nei vari giri che si compiono nell’arco di una settimana e quali clienti includere nelle visite.

Vediamo di seguire i passi necessari.

Punto A

L’utente associa i clienti utilizzando la voce "Giorni visite" presente nel menu "Clienti" del menu "Tabelle". Questa operazione consente di memorizzare i clienti che devono essere visitati nei vari giorni della settimana. Per facilitare il compito dell’utente GDA chiede la zona di appartenenza del cliente. L’utente ha la possibilità di selezionare una zona specifica o di voler operare su tutti i clienti. In questo caso l’utente può premere semplicemente il tasto F10 a campo vuoto. Fatta questa operazione egli avrà sullo schermo due tabelle (Modalità 1). Quella superiore mostrerà i clienti che sono presenti in archivio (eventualmente filtrati per zona nel caso in cui l’utente stia lavorando con una zona specifica) e quella inferiore i giorni della settimana e gli operatori prescelti. Se l’utente utilizza questa procedura per la prima volta la schermata inferiore risulterà vuota. Sulla schermata superiore è possibile compiere tutte le operazioni che si compiono quando ci si trova in modalità "Edit": si possono ricercare i valori dei vari campi (tasto TAB) si possono visualizzare i vari clienti utilizzando i tasti di spostamento. Ogni qual volta ci si sposta la finestra inferiore viene aggiornata in modo da mostrare i dati che riguardano il cliente attivo. La barra spaziatrice consente di andare ad una finestra all’altra. Se si seleziona un cliente premendo il tasto INVIO GDA mostra i giorni già scelti per le visite e, sulla destra dello schermo un menu. Tramite esso è possibile "aggiungere un nuovo giorno ed operatore", "eliminarlo" o tornare "Indietro". Se si sceglie la prima opzione il programma richiede il giorno della settimana e l’operatore prescelto per la visita.
L’utente non è obbligato ad inserire un particolare operatore: egli può evitare di inserirlo nel caso in cui sia indifferente chi va a visitare il particolare cliente.
Naturalmente, è possibile associare ad un cliente diversi giorni della settimana con diversi operatori: il massimo della flessibilità! Nel caso in cui si commetta qualche errore è possibile eliminare un giorno della settimana utilizzando il menu di cui sopra o premendo i tasti Ctrl-canc nella modalità 1.

Punto B

Una volta associati i clienti utilizzando la procedura descritta nel punto ‘A’, è possibile emettere un documento di trasporto. Nel caso in cui non si sia seguita la procedura descritta nel punto ‘A’, è comunque possibile associare i clienti ai giorni della settimana durante l’emissione del documento di trasporto. Questa funzionalità consente, tra l’altro, di rivedere le associazioni precedentemente stabilite e di memorizzare nuove situazioni durante l’emissione del documento senza passare per la procedura descritta nel punto ‘A’.

Punto C

Se si seleziona dal menu ‘Lavoro’ la voce ‘Gestione Visite’ e, di seguito, la voce ‘Uscita operatori/mezzi’, GDA presenta una schermata come quella riportata di seguito.

Zona 1 Dati generali DDT
Zona 2 Articoli DDT

ZONA 1: L’utente ha la possibilità di selezionare il giorno per le visite che desidera pianificare. GDA propone, di default, la data odierna e riconosce automaticamente il giorno della settimana per la data sopra specificata. Fatto questo l’utente ha la possibilità di inserire il Numero del Documento di Trasporto, l’ora, la Causale del trasporto (collegata alla tabella delle causali di trasporto), la targa del mezzo (collegata alla tabella degli automezzi), l’aspetto dei beni il modello di carico e l’operatore.

Il Numero di documento viene automaticamente proposto dal programma. Si fa notare che i documenti di trasporto per la tentata vendita seguono una numerazione indipendente dagli altri documenti di trasporto emessi da GDA. I primo documento di trasporto previsto ha, di default, il numero 1. L’utente ha la possibilità di inserire un numero differente, ad esempio 1/97. GDA è progettato per seguire la numerazione seguendo lo skeleton dell’ultimo numero immesso. Se si immette 1/97 il documento successivo sarà automaticamente 2/97.

Per Modello di Carico in GDA si intende un database che contiene codici e descrizioni collegato ai vari articoli che si vogliono inserire in un documento di trasporto per la tentata vendita. Esso consente di caricare rapidamente i mezzi degli operatori predisponendo, appunto, dei Modelli. Se l’utente sceglie un particolare modello di carico la Zona 2 verrà riempita di conseguenza.

Scegliendo un particolare Operatore GDA opera un filtro tra i clienti e mostra solo quelli che sono stati associati, per quella particolare giornata, all’operatore prescelto.

 ZONA 2: L’utente troverà dei prodotti direttamente inseriti da GDA se ha scelto un modello di carico. Altrimenti la zona 2 risulterà vuota. Le colonne presenti nella zona permettono all’utente di inserire:

1. T
   Per ‘T’ si intende Tipo di prodotto. GDA consente di inserire: ‘P’ per Prodotto, ‘R’ per Ricambio e ‘M’ per Macchina. Nel caso si scelga una macchina il programma l’utente deve aver settato a ‘N’o il campo Scarico magazzini presente nella zona 1: GDA non consente, infatti, di installare una macchina da questo modulo. L’installazione deve essere eseguita utilizzando l’apposito modulo ‘Installazione’ del menu ‘Lavoro.
2. Cod
   A seconda del ‘T’ prescelto GDA consente di inserire i codici di prodotti o ricambi o i numeri di matricola delle macchine da includere nel documento di trasporto. Premendo INVIO a campo ‘Cod’ vuoto GDA mostra l’elenco dei prodotti, dei ricambi, o delle macchine.
3. Descrizione
   La Descrizione dell’articolo prescelto viene direttamente mostrata all’utente.
4. UM
   L’unità di misura viene automaticamente mostrata da GDA
5. Quantità
   La quantità può venire inserita dall’utente. Se si è prescelto un modello di carico sarà possibile modificare le quantità precedentemente immesse nel modello di carico stesso.

Quando si sono decisi gli articoli da inserire all’interno del documento di trasporto è possibile premere il tasto ‘F10’ per andare avanti.

Il passo successivo è quello di specificare i clienti che si intende visitare. Se si sono fatte le associazioni come descritto nel punto ‘A’ GDA mostra l’elenco completo dei clienti unitamente a quelli che sono già stati prescelti per il giorno in esame. Questi ultimi sono contrassegnati con il simbolo .

La schermata ‘Uscita Operatori/Mezzi’

In questa fase è possibile passare in rassegna i clienti che si vogliono visitare, selezionarne di nuovi o eliminarne alcuni dal giro che si sta preparando.

La barra spaziatrice consente di selezionare un cliente mentre una dicitura riepilogativa a fine schermata consente di verificare quanti clienti sono attualmente inclusi nel giro.

GDA è progettato in modo da far scegliere all’utente se memorizzare le nuove eventuali associazioni. In questo modo non è necessario rivedere la situazione dei clienti associati utilizzando la procedura descritta nel punto A. Premendo il tasto F10 il programma richiede infatti se rendere permanenti le associazioni correnti.

Terminata questa operazione è possibile procedere alla registrazione del documento.

Modelli di carico

Il menu ‘Modelli di carico’ consente di definire i modelli di carico descritti nel capitolo precedente. Il menu prevede l’inserimento di un nuovo modello di carico o l’editing di un modello di carico esistente.

Se si seleziona ‘Inserimento’ GDA richiede il codice del modello di carico e la relativa descrizione.

Fatto questo è possibile selezionare i prodotti che sono inclusi nel modello di carico utilizzando la barra spaziatrice.

La selezione di prodotti da includere nel modello di carico

Finita la selezione dei prodotti è possibile battere il tasto F10. A questo punto GDA consente di specificare le quantità che si vogliono inserire nel modello di carico. Per fa questo ci si può portare sulla colonna ‘Quantità’ e premere i tasti Ctrl-INVIO.

La pressione del tasto ESC permette la registrazione del modelli di carico.

Rientro

Il modulo di rientro, non disponibile nella versione dimostrativa, consente di ricaricare il magazzino centrale dei prodotti invenduti durante il giro di visite.

Stampa

Il modulo di stampa consente la stampa del documento di trasporto.

Modulo di tentata vendita

Problematica

Ogni mattina il gestore carica all’interno degli automezzi dei suoi operatori determinati quantitativi di prodotti che devono essere consegnati presso i clienti. Questa operazione prevede le seguenti fasi:

1. Scelta dell’operatore a cui assegnare i quantitativi di prodotto
2. Carico del un magazzino virtuale dell’operatore (il mezzo dell’operatore) con i prodotti da consegnare
3. Scelta (opzionale) dei clienti da andare a visitare. Ogni cliente può essere inserito all’interno di un giro predeterminato a seconda dell’operatore e del giorno della settimana.
4. Emissione di una bolla di carico del mezzo che contenga i prodotti e, all’occorrenza, i clienti da includere nel giro.
5. Stampa della bolla e consegna della stessa all’operatore

Al ritorno dal proprio giro di consegna l’operatore restituisce al gestore la bolla che conterrà le quantità di prodotto scaricato presso ogni cliente. Questo dato costituirà la base per permettere all’operatore di effettuare l’operazione di rifornimento.

Come opera GDA per risolvere la problematica

Gli operatori

GDA consente di assegnare ad ogni operatore, per ogni giorno della settimana, una determinato numero di clienti. Ovviamente, assegnando un cliente, GDA assegna automaticamente le matricole delle macchine installate presso il cliente stesso. L’attribuzione di un cliente ad un operatore può avvenire secondo criteri scelti dall’utente. GDA consiglia di associare un operatore ad una zona: in questo modo tutti i clienti di una determinata zona vengono assegnati all’operatore stesso Se una zona è assegnata a più di un operatore, GDA consente all’utente di specificare quale operatore utilizzare su un cliente della zona in esame (es. la zona CTCENTRO è assegnata a OPER1 e OPER2. Un nuovo cliente della zona CTCENTRO deve essere assegnato a uno dei due operatori).

Resta salva la possibilità di assegnare un cliente ad un operatore qualsiasi indipendentemente dalla sua zona di appartenenza.

Come assegnare un cliente ad un determinato giorno della settimana?

La specifica del giorno della settimana da utilizzare può venir fatta mediante il collegamento al modulo di organizzazione visite dinamica e statica e mediante la specifica di un giorno prestabilito. Ogni qual volta si vuole pianificare un giro, infatti, GDA include all’interno della lista dei clienti da visitare tutti quelli che hanno un giorno predeterminato e/o quelli che ricadono all’interno di uno degli intervalli (VDG o Organizzazione visite dinamiche).

Fasi operative:

1. Scelta del giorno della settimana. Per default si intende la data odierna.
2. Selezione dell’operatore dall’anagrafica degli operatori. All’utente verrà richiesto di scegliere l’operatore per il quale si vuole pianificare il giro. Se, per quel giorno della settimana, non esiste alcun cliente associato all’operatore (l’associazione di un cliente ad un operatore può accadere in questa fase o da un’apposita procedura che si occupa solo di questo) il computer consente di effettuare l’associazione.
3. Se richiesto, controlla se ci sono clienti da visitare perché cadono in VDG o in organizzazione di visita dinamica. Un cliente che viene assegnato ad un operatore risulta, per quel giorno, affidato all’operatore stesso. In questo modo, se si volesse assegnare ad un altro operatore un cliente già assegnato, GDA avvertirebbe del doppione. (opzionale)
4. La lista clienti così determinata può venire ulteriormente arricchita da clienti che non ricadono in nessuna delle 3 voci sopra elencate (cliente da visitare perché il giorno della settimana coincide, cliente da visitare perché in VDG statica, cliente da visitare perché in VDG dinamica). Questa fase è aiutata dalla possibilità di inserire all’interno della lista clienti di giorni adiacenti o appartenenti alla stessa zona.
5. A lista clienti ultimata si provvede alla scelta dei prodotti. Essa viene fatta utilizzando i modelli presenti nel modulo "Bolle E/F" incluso nel programma.
6. A questo punto GDA provvede alla stampa della bolla di tentata vendita. Ad essa viene attribuito un numero progressivo automatico.
7. L’operazione, dai punti 2 al punto 6 è ciclica: in questo modo è possibile assegnare ad ogni operatore una bolla di carico.

Quando l’operatore torna con la bolla avrà provveduto a riempire le voci di scarico della merce. L’utente di GDA non dovrà fare altro che iniziare ad effettuare i rifornimenti sulla base della merce consegnata presso il cliente. Si potrebbe pensare ad un collegamento della voce rifornimento al "ritorno" della bolla della tentata vendita. In questo modo il computer potrebbe presentare, per ogni bolla sulla quale non sono stati ancora effettuati i rifornimenti, l’elenco dello schermo con i vari clienti che erano stati inclusi nel giro, e provvedere a scaricare il magazzino dell’operatore anziché il magazzino effettivo. Questo modulo potrebbe essere collegato o costituire la base per il modulo PSION che dobbiamo sviluppare.

GDA ed il trattamento dei resi

Una interessante caratteristica di GDA è il nuovo trattamento delle macchine rese.

Al momento del reso di una macchina, infatti, il programma archivia i dati relativi ai rifornimenti effettuati presso la macchina in esame in due nuovi database separati. Questa caratteristica consente al programma di monitorare gli incassi effettuati da una macchina (disponibili al menu "Statistiche – Incassi – Classifica – Da..A" ) tenendo in considerazioni gli incassi effettuati dalle macchine correntemente installate e dalle macchine rese. L’utente può decidere se includere le macchine rese nel report degli incassi oppure no. Le macchine rese hanno la stessa matricola delle macchine correntemente installate ma sono contrassegnate con un asterisco iniziale. La classifica degli incassi permette all’utente di visualizzare la matricola della macchina resa al momento dell’installazione e la ragione sociale del cliente presso cui la macchina era installata.

GDA e le battute effettuate

Abbiamo aggiunto al menu "Statistiche" di GDA la voce "Battute". Essa consente di avere tra "Zona e Zona" e tra "Data e Data" le battute effettuate dalle macchine attualmente attive. L’utente ha anche la possibilità di inserire la statistica riguardante le macchine rese in modo da poter meglio monitorare tutta la sua attività. Abbiamo previsto anche un grafico che consente una vista immediata dei dati trovati.

GDA e le battute di prova

La soluzione relativa alla gestione delle battute di prova parte dal presupposto che l’operatore prenda nota del contacolpi della macchina DOPO aver effettuato le battute di prova e non nel momento il cui arriva sul posto.

Il contacolpi odierno conterrà quindi anche la battute di prova effettuate dall’operatore stesso.

Vediamo di chiarificare il concetto con un esempio.

Supponiamo che il contacolpi al rifornimento precedente era attestato su 15.

Supponiamo, inoltre, che le battute preventivate nel rifornimento precedente siano 30.

Supponiamo che l’operatore riporti un contacolpi odierno di 20 e riferisca di aver effettuato 2 battute di prova.

La battute effettuate saranno allora 20-15=5 di cui 2 saranno battute di prova. Poniamo l’attenzione sul fatto che la macchina ha fatto 5 battute (ed ha consumato il prodotto relativo alle 5 battute effettuate).

Naturalmente, visto che 2 delle 5 erano battute di prova l’incasso in gettoniera ci aspettiamo che sia relativo alle 3 battute non di prova. Resta chiaro il fatto che rileveremo quest’incasso in gettoniera al prossimo rifornimento.

Procediamo con il rifornimento. Carichiamo alla macchina dei prodotti e supponiamo che GDA calcoli 10 battute preventivate, ad un prezzo di 500£ a battuta, 5000£ di incasso preventivato.

Le battute preventivate per il rifornimento successivo saranno quindi:

L’incasso preventivato per il rifornimento successivo sarà quindi:

L’incasso mancante viene calcolato in base alla media dei prezzi per i prodotti che hanno una taratura diversa da zero. In questo modo in macchine con prodotti a prezzi differenziati l’incasso mancante viene calcolato moltiplicando il numero della battute di prova per il prezzo medio per battuta.

L’utente ha la possibilità, se lo desidera, di attribuire ad ogni selezione le battute di prova effettuate dall’operatore. In questo modo la determinazione dell’incasso mancante viene fatta in modo rispondente al prezzo della selezione stessa.

Vediamo di riprendere l’esempio precedente. Supponiamo che la macchina in esame abbia due selezioni, CAFFE’ e CIOCCOLATA. Se queste due selezioni hanno due prezzi di battuta differenti l’incasso mancante dipenderà dalla selezione che ha fatto le battute di prova..

Se 1 battuta di prova è stata effettuata con la selezione CAFFE’ ed 1 con la selezione CIOCCOLATA, l’incasso mancante sarà:

Cioè di 1100 £.