Introduzione

Come iniziare ad utilizzare GDA v.7.x

Questo manuale nasce dalla necessità di fornire all’utente uno strumento agile che gli consenta di compiere i primi passi nell’utilizzo di GDA v.7.x. Esso è particolarmente importante perché fornisce una chiave di accesso immediata all’utilizzo del programma ed aiuta nella fase di avviamento all’uso dello stesso. Consultatelo a computer acceso seguendo le istruzioni che man mano vi verranno indicate.

L’avviamento

I primi passi da seguire

La versione dimostrativa che avete ricevuto, contiene delle tabelle di base di esempio già riempite. Questo vi faciliterà il compito perché non sarete costretti a procedere ad un avviamento ad archivi vuoti. Potete, naturalmente, inserire altri dati per meglio capire la filosofia di base del programma. Vi consigliamo di inserire alcuni nuovi clienti (utilizzando il menu Tabelle…Clienti…Inserimento) e nuovi prodotti per familiarizzare meglio con il programma.

Partenza!

Vediamo come installare una macchina, rifornirla e verificare il suo rendimento

Prima di installare una macchina il programma prevede che essa sia stata definita ed inserita in magazzino. A queste fasi abbiamo già pensato noi, quindi possiamo tranquillamente passare ad analizzare il processo di installazione descrivendo ogni passo ed ogni schermata che vi troverete davanti al monitor.

Installazione!

Figura 1: Il menu principale con la voce 'Installazione'

Dal menu Lavoro, selezionando la voce Installazione si accede alla procedura che consente di installare una macchina presso un cliente finale.

GDA deve essere messo a conoscenza del cliente presso il quale si intende installare e, di conseguenza, richiede all'utente di immettere la ragione sociale del cliente. È possibile scrivere una parte della ragione sociale o battere invio a campo vuoto se non si vuole scegliere una ragione sociale dall'elenco dei clienti già inseriti in anagrafica clienti. Battete Invio a campo vuoto.

Figura 2: La richiesta della Ragione Sociale del cliente presso cui installare

Il programma vi presenterà una schermata dalla quale potrete scegliere il cliente presso il quale volete installare la macchina.

Figura 3: L'anagrafica dei clienti

Battete allora invio sul cliente 'Mestor'. In questo modo avete scelto il cliente da installare.

Figura 4: La prima schermata di installazione

GDA vi richiederà i dati relativi alla macchina da installare. Potrete notare che, battendo Invio a campo vuoto su alcuni campi, il programma vi presenta la tabella ad essi collegata.

• Il campo Matricola contiene l'informazione del numero di matricola della macchina da installare.
• Il campo Installazione vi fa specificare la tipologia di installazione che state effettuando.
• Il campo Agente vi permette di assegnare la macchina che state installando da un determinato agente.
• Il campo Prodotto si riferisce alla tipologia di prodotto che è presente all'interno della macchina.
• Il campo Gestione serve a specificare 'D' per Gestione Diretta e 'P' per Gestione Preventivata.
• Il campo Gettoniera vi fa inserire il tipo di gettoniera che è presente sulla macchina in oggetto.
• Il campo VDG vi permette di specificare ogni quanti giorni si deve effettuare una visita presso la macchina (Visita dopo Giorni)
• Il campo Aut. Depurat. Si riferisce all'autonomia, in battute del depuratore.
• Il campo ASL contiene il codice dell'ASL di riferimento per la macchina che stiamo installando.

I campi raggruppati sotto le voci 'Situazione all'installazione' si riferiscono a tutte le voci che bisogna specificare quando si installa una macchina.

• Il campo Codice Intervento permette di specificare l'intervento che si sta effettuando presso la macchina. Ed unitamente al campo Spese Extra intervento assegna, di fatto, un costo all'intervento di installazione.
• Le Date di installazione e di ultima rilevazione si riferiscono, come si evince, al giorno in cui viene fatta l'installazione.
• I contacolpi generali installati presso la macchina possono essere due. Per essi è possibile specificare il Contacolpi all'installazione ed il Contacolpi all'ultima rilevazione.
• Le battute di prova sono quelle fatte dall'operatore nel momento dell'installazione.
• Se il depuratore presente sulla macchina ha già fatto delle battute, bisogna specificare in Situazione depuratore il numero delle battute già fatte.
• Sospesi dare avere ed Incasso odierno si riferiscono al nostro rapporto economico con il cliente.
• Oltre alle Note battendo il tasto F10 è possibile scrivere ulteriori annotazioni nel campo Memo.

Figura 5: La richiesta di inserimento di note sull'installazione

Vi potete spostare tra le varie schermate utilizzando il tasto F10 per andare avanti ed ESC per tornare indietro. Supponiamo di andare avanti. La schermata successiva vi mostra il riepilogo delle selezioni e dei prodotti presenti sulla macchina. Essa è suddivisa in 4 aree.

Figura 6: Il layout delle selezioni e dei prodotti

Le aree presenti nella schermata sono di vario genere.

L'area 1 è un menu che consente di aggiungere alla macchina una nuova selezione, di modificare una selezione esistente oppure di cancellare una selezione. Premendo Invio sulla voce desiderata è possibile selezionare l'operatività richiesta. Nell'area 2 sono presenti dei messaggi che meglio esplicano le funzionalità della voce evidenziata nell'area 1. Nell'area 3 sono presenti le selezioni assegnate alla tipologia di macchina che stiamo installando. Nell'esempio un esame abbiamo ipotizzato una macchina fredda che contiene diversi tipi di lattine. Oltre alle selezioni, nella zona due sono presenti il prezzo di vendita, la situazione del contacolpi per la selezione, un secondo prezzo di vendita e la situazione di un eventuale secondo contacolpi. L'area 4, infine, contiene i prodotti associati alla selezione evidenziata. Nel nostro esempio, la selezione 'LTSPRI33' ha un prezzo di vendita per battuta di £. 1000, i contatori posti a '0' e nessun prezzo di vendita specificato per il contatore numero 2.

Come si può notare, l'utente può, per ogni selezione presente sulle macchina, specificare i prodotti erogati e le quantità (la taratura). Questa funzionalità risulta particolarmente utile per le macchine calde in cui lo stesso prodotto può essere erogato da diverse selezioni.

Ogni selezione presente sulla macchina ha, inoltre, diverse caratteristiche. Per ogni selezione possono essere specificati due differenti prezzi di vendita e, di conseguenza, l’incasso preventivato può essere calcolato con un ampio margine di precisione.

Per ogni selezione l’utente può specificare la situazione dei contacolpi ed il programma è in grado di calcolare le battute preventivate su ognuna delle selezioni.

Per stimare il numero di battute preventivate GDA si serve delle battute indicative. Il gestore può, al momento dell’installazione, secondo la sua esperienza, specificare il numero di battute che si aspetta da ogni selezione. Il programma, nel ridistribuire i prodotti ad ogni selezione, è così in grado di far "pesare" di più le selezioni più gettonate. Durante la vita della macchina, il gestore può decidere in qualsiasi momento di variare il numero delle battute indicative.

Figura 7: Come GDA 7.5 tratta prodotti e selezioni

Se si desidera aggiungere una selezione è sufficiente battere Invio sulla voce 'Aggiungi selezioni'. La schermata risultante è quella visibile in Figura 8.

Figura 8: Come si aggiunge una selezione.

A questo punto è possibile, battendo Invio sul campo 'Nome selezione' scegliere una selezione tra quelle esistenti.

E' sempre possibile, volendo, creare una nuova selezione con altri prodotti. A questo scopo potete dare un'occhiata al menu 'Tabelle…Macchine…Selezioni" e "Tabelle…Macchine".

Il passo successivo, al quale si accede premendo il tasto Invio sulla voce di menu 'VAI AVANTI' è quello di specificare le battute indicative. Le battute indicative sono quelle che il gestore si aspetta verranno fatte da ogni selezione presente all'interno della macchina in esame.

Figura 9: Le battute indicative

Nel nostro caso abbiamo specificato un numero di battute indicative uguale per ogni selezione. Battendo il tasto F10 è possibile passare all'inserimento del documento di trasporto.

Figura 10: Il documento di trasporto

Esso contiene i campi canonici di un normale DDT. Battendo ancora F10 si ha la possibilità di registrare l'installazione o di aggiungere prodotti da fatturare subito oppure a fine mese. Sul momento selezionate 'No' e registrate l'installazione appena effettuata.

Figura 11: L'ultimo passaggio dell'installazione

 Rifornimento

Una volta installato possiamo procedere al rifornimento del distributore. Scelto il cliente, selezioniamo, tramite la matricola, la macchina nella quale inserire i prodotti. Apparirà la seguente videata:

Possiamo dividere la videata in 3 zone: Rifornimento, dati ultimi rifornimenti e dati attuali: nella prima zona, appariranno i dati riassuntivi della macchina da rifornire; nella seconda il consuntivo fino ad oggi dei dati relativi alla macchina installata, nella terza i dati da movimentare con le schede di rifornimento degli operatori:

• nel campo contacolpioggi1, inseriamo il progressivo del contatore globale rilevato;
• con CIM si specifica il modo in cui il computer calcolo l’incasso presente in gettoniera. Ci sono tre modalità di operatività : calcolare l’incasso presente in gettoniera moltiplicando il numero di battute fatte all’interno del rifornimento per la media dei pressi delle varie selezioni; oppure scegliendo la selezione sulla base della quale desidera venga calcolato il prezzo; oppure lasciare il calcolo dell’incasso ad un momento successivo;
• incasso Gettoniera, contiene quello che in effetti si trova all’interno della gettoniera;
• nel campo contacolpioggi2, inseriamo il progressivo di un eventuale secondo contatore globale rilevato(p.e. tessere);
• nel campo depuratore viene rilevato il numero globale di battute effettuate con il depuratore attualemte presente nel distributore;
• nel campo battute di prova debbono essere immesse le battute di prova e/o in omaggio effettuate in quel rifornimento;
• il codice intervento specifica la tipologia di intervento effettuato (p.e.: installazione, rifornimento, manutenzione, riparazione, ritiro incasso);
• nel campo data possiamo immettere la data del rifornimento;
• nel campo sospesi dare/avere eventuali discrepanze di incasso;
• nel campo note si possono inserire annotazioni relative al rifornimento;
• nel campo operatore specificare l’operatore che ha effettuato l’attuale rifornimento;
• nel campo Spese extra inserire eventuali spese effettuate (p.e.: accessori in genere acquistati sul momento)
• nel campo Agente, se non associato precedentemente al distributore, l’agente dal cui deposito o filiale viene gestito il rifornimento del distributore (facoltativo).

Premendo F10 si passa alla videata successiva dove vengono presentate le battute indicative per quel distributore:

Premendo F10, potremo passare alla videata succesiva, scegliendo se accettare le battute indicative o il mix delle Ultime battute effettuate.

La videata successiva proporrà le battute effettuate globalmente con il totale incasso da distribuire manualmente per ciascuna selezione.

Se ciò non è gestito dall’azienda, basterà soltanto premere F10 ed il programma automatica distribuirà incasso e battute alle varie selezioni sulla base delle battute indicative immesse.

Una volta premuto F10 apparirà la videata del rifornimento:

in questa videata dovranno essere inseriti il totale dei prodotti caricati nel distributore durante l’ultimo rifornimento. Questo inserimento, sulla base delle battute indicative e dei prodotti inseriti, produrrà un monte battute preventivate per selezione e totale ed un monte incasso per selezione e totale.

Premendo F10 si arriverà alla videata finale del rifornimento, dove apparirà il riepilogo delle battute e dell’incasso che il distributore "ha in pancia".

e premendo il tasto F10 si termina l’operazione registrando il rifornimento.