1. Come si tiene d’occhio la situazione di rifornimenti ad una macchina (anagrafica macchine con matricola)?

Menu LAVORO/SCHEDA

Vengono visualizzati per ogni macchina i dati generali (tipi di gestione, ragione sociale del cliente, contacolpi, sospesi, incassi, note, visite dopo n giorni) e, per ogni "visita" il corrispettivo rifornimento. E’ possibile, in un batter d’occhio, avere l’intera situazione della macchine in questione sotto controllo. I dati relativi ai rifornimenti (visite) sono personalizzabili.

2. Come funziona l’Archivio Clienti?

Menu TABELLE/CLIENTI/tutte le voci

Si tratta di un normale archivio dei clienti.

I campi sono così strutturati

3. Come funzionano gli articoli ed i prezzi che il cliente ordina?

Il trattamento dei dati in GDA avviene per macchine installate. E’ necessario attribuire ad ogni macchina presente nel nostro magazzino un numero di matricola e le sue caratteristiche: il numero ed il tipo di prodotto gestito da essa. Al momento dell’installazione il gestore "aggancia" alla macchina una serie di dati (ragione sociale del cliente, contacolpi etc.) ma, soprattutto, "tara" la macchina. Quest’operazione è particolarmente importante. Le macchine da caffè, ad esempio, vengono caricate con materie prime (caffè in grani, zucchero, bicchieri, palette) e producono un prodotto finito (il caffè appunto). Per tenere nota dei consumi della macchina è necessario sapere la è la quantità di "materie prime" che vengono utilizzate per ogni battuta. Prendiamo come esempio una macchina a 2 selezioni di tipo "Futurema". Questa macchina prepara caffè e cioccolata. Naturalmente, pur essendo una macchina a 2 selezioni avrà bisogno di altre materie prime per preparare caffè e cioccolata. Questa schermata è un esempio di taratura della macchina:

+-[Taratura macchina]--++-[Profilo macchina]------------------+
¦Prod Tarat £/Batt¦Matricola: 2SELF003 Tipo:FUTUREMA 2 S. CIOCC                
¦2 1.30 500¦¦2 CAFFE' LIOFILIZZATO NESCAFE'                                    
¦3 0.00 0¦¦3 BICCHIERI PLASTICA 80 CC                                          
¦4 0.00 0¦¦4 PALETTE PLASTICA                                                  
¦5 0.00 0¦¦5 ZUCCHERO IN BUSTINE DA GR.7,2                                     
¦6 23.00 500¦¦6 CIOCCOLATA NESQUIK                                               
¦9 0.00 0¦¦9 BICCHIERI PLASTICA 166 CC                                         
¦0 0.00 0¦¦0                                                                   
¦0 0.00 0¦¦0                                                                   
+----------------------++-------------------------------------+

I prodotti nelle macchine sono il caffè liofilizzato nescafè (codice 2) e la cioccolata nesquik (codice 6). Essi sono stati tarati: 1.30 grammi (unità) di prodotto per ogni battuta di [2], 23 grammi (unità) di prodotto di [6]. I prodotti 3, 4 e 5 concorrono alla preparazione del caffè, mentre il prodotto 9 concorre alla preparazione della cioccolata.

Questa schermata riguarda, invece, una macchina fredda.

+-[Taratura macchina]--++-[Profilo macchina]------------------+
¦Prod Tarat £/Batt¦Matricola: FDIXN003 Tipo:DIXIENARCO                         
¦11 1.00 700¦¦11 COCA COLA LATT DA 25 CL                                       
¦12 1.00 700¦¦12 FANTA LATT DA 25 CL                                           
¦13 1.00 700¦¦13 SPRAIT LATT DA 25 CL                                          
¦14 1.00 700¦¦14 TONIC LATT DA 25 CL                                           
¦37 1.00 700¦¦0                                                                
¦0 0.00 0¦¦0                                                                   
¦0 0.00 0¦¦0                                                                   
¦0 0.00 0¦¦0                                                                   
+----------------------++-------------------------------------+

Attraverso la taratura si può, quindi, sapere con esattezza quanto prodotto è stato consumato e quanto denaro (a seconda della condizione del contacolpi) bisogna trovare nella gettoniera.

 4. Come si rifornisce una macchina? [Gestione movimenti (rifornimenti)]

Quando si rifornisce una macchina il programma richiede la ragione sociale del cliente presso il quale la macchina è installata. La successiva schermata è la seguente (i campi sottolineati sono campi di input):

Schermata 1:

+--[Rifornimento]---------------------------------------------+
¦A Matricola : FDIXN003 B Tipo di prodotto: C C VDG:40                 
¦ Codice cliente : 314                                                   
¦ Ragione sociale : LA SPINA OFFICINA                                    
¦D Contacolpi Inst : 0                                                   
¦E Data installaz. : 12-11-92                                            
¦F Causa installaz.: C H Autonomia dep. : 0                             
¦G Tipo di gest. : D I Tipo di getton. : FAGE1PREZZ ¦
¦--[Dati ultimo rifornimento]--------------------------------- ¦
¦ Contacolpi : 1001 Situazione dep. : 2064
¦ Data ultimo rif.: 10-12-93
¦ Sosp. dare-avere: 0 Incasso ultimo rif.: 103450
¦--[Dati attuali]---------------------------------------------- ¦
¦ L Battute PREV.:180 M Incasso PREV.:150550
¦ Contacolpi oggi : 1001 Prod.: 11 Incasso odierno : 0
¦ ¦
¦ Data attuale : 21-11-95 N Sosp. dare/avere: 0
¦ Note : BOLLA 253/92
¦ O Codice intervento: P Spese intevento: 0
+-------------------------------------------------------------+

A Numero di matricola della macchina. E’ un codice alfanumerico molto utile: se si stabilisce una strategia univoca nell’attribuzione del codice si può, ad esempio, indentificare il tipo di macchina.

BE’ un campo descrittivo: indica il "prodotto principe" presente sulla macchina.

C Visita Dopo Giorni: la frequenza con la quale bisogna rifornire una macchina. Utilizzato in STATISTICHE/ORGANIZZAZIONE VISITE...

D Il contacolpi all’installazione della macchina. Ci si può rendere conto delle battute effettuate dall’installazione al rifornimento corrente.

E Data di installazione

F Causale di installazione

G La gestione della macchina in questione (diretta/preventivata)

H Alcune macchine hanno a bordo un depuratore per l’acqua che fa sì che la qualità del caffè sia sempre di prim’ordine. I campi Autonomia e Situazione del depuratore permettono di aver presente quante battute il depuratore può ancora fare prima di essere sostituito.

I Il tipo di gettoniera installato.

L Le battute preventivate nel rifornimento precedente. Visto che la macchine sono tarate il computer può calcolare quante battute si possono fare con le quantità di prodotto inserito.

M Allo stesso modo, si può sapere in anticipo quanti soldi si aspettano in gettoniera.

N.Sospesi dare/avere in questo rifornimento

O Codice dell’intervento

P Spese EXTRA per quest’intervento. Vengono considerate spese accessorie perché la specifica del codice del codice intervento considera le spese standard ad esso agganciate.

Schermata 2:

+-[Gettoniera]---------------------[Tessere]------------------+
¦Contacolpi odierno : 1,001 -¦Contacolpi odierno : 0 -
¦Contacolpi precedente : 1,001 =¦Contacolpi precedente : 0 =
¦Battute (1) : 0 ¦Battute (2) : 0
+-[Battute]---------------------------------------------------¦
¦Battute preventivate : 180 -
¦Battute (1) : 0 -
¦Battute (2) : 0 =
¦ -----------------
¦Battute da effettuare : 180
+-[Incasso]---------------------------------------------------¦
¦Incasso preventivato prec.: 150,550 -
¦Incasso odierno gettoniera: 0 =
¦Incasso giacente : 150,550 -
¦Incasso odierno tessere : 0 =
¦Incasso preventivato : 150,550
+-------------------------------------------------------------+

Questa schermata riassuma la situazione attuale. Per il contacolpi Gettoniera ed il contacolpi tessere (se la macchina non è dotata di tessere le voci conterranno sempre ‘0’) vengono calcolare la battute effettuate (battute (1) e battute (2)).

Il computer era a conoscenza delle battute che la macchina poteva fare con il prodotto in essa caricato (battute preventivate). Se si sottrae alle battute preventivate il numero di battute effettuate dal contacolpi gettoniera e da quello tessere si hanno le battute che la macchina può ancora effettuare con il prodotto in essa contenuto. Se il consumo è stato totale (la macchina è stata completamente alleggerita) questa differenza deve essere ‘0’. Se la differenza è minore di ‘0’ è successo qualcosa di strano: la macchina ha fatto più battute di quante avrebbe potuto farne con il prodotto da noi caricato nel rifornimento precedente.

Schermata 3:

+-[Rifornimento]----------------------------------------------+
¦Cod Quantità Tar. £/Batt B.Prev Totale £
¦11 0 1.00 700
¦12 0 1.00 700
¦13 0 1.00 700
¦14 0 1.00 700
¦37 0 1.00 700
¦0 0 0.00 0
¦0 0 0.00 0
¦0 0 0.00 0
+----------------+-[Profilo macchina]-------------------------+
¦Matricola: FDIXN003 Tipo:DIXIENARCO
¦11 COCA COLA LATT DA 25 CL
¦12 FANTA LATT DA 25 CL
¦13 SPRAIT LATT DA 25 CL
¦14 TONIC LATT DA 25 CL
¦0
¦0
¦0
¦0
+-------------------------------------------------------------+

Questa schermata è quella del "rifornimento vero e proprio". Si specificano le quantità per ogni prodotto: tutti gli altri dati sono già a conoscenza del computer. E’ possibile, inoltre, in questa fase specificare un KIT di prodotti: in esso sono contenute anche le quantità ed il rifornimento si può fare in modo ancora più rapido.

Schermata 4:

+-[Situazione]-----------------++-[Seleziona]-----------------+
¦ Battute giacenti: 180 ¦¦ Registro le 180 battute? S
¦ Battute rifor.: 0 ¦¦ Registro le 150550 Lire? S
¦ La macchina dovrebbe fare ancora 180 battute ¦+-------------+
¦ Incasso giacente: 150550
¦ Incasso rifor. : 0
¦ La macchina dovrebbe incassare 150550 Lire.
¦ ¦
+-------------------------------------------------------------+

Quest’ultima schermata ci dice qual è la situazione attuale. Se la macchina non aveva finito le battute del rifornimento precedente ne avrà un certo numero "giacenti". A quelle giacenti si devono aggiungere le battute calcolate con il prodotto di questo rifornimento: assieme costituiranno la battute preventivate per il prossimo. La stessa procedura si applica agli incassi.

Il programma richiede conferma prima di registrare la battute e gli incassi preventivati per il prossimo rifornimento.

5. Come vengono gestiti gli interventi

Ogni qualvolta si rifornisce una macchina o la si visita si opera un intervento. Gli interventi sono codificati: costano una certa cifra per il trasferimento ed una certa cifra in se. In più, vengono effettuati da operatori diversi che possono avere costi differenti in base al loro valore. Vengono, oltretutto, eseguiti in zone diverse. Questo discorso è collegato alla problematica dei rendimenti come segue.

Con questa versione di GDA è possibile avere un’idea precisa dei tipo di rendimento di una macchina in modo da poterla sfruttare al meglio. Per raggiungere questo scopo si sono definite due nuove tabelle di base e se ne è modificata una terza. Adesso è possibile codificare ed attribuire ad ogni rifornimento dei costi medi di intervento. Nella tabella degli interventi, infatti, si definiscono il codice, al descrizione dello stesso, l’operatore ed i costi medi di intervento e trasferimento. Gli operatori saranno già stati codificati nella nuova tabella degli operatori. Oltre all’utilità dei dati anagrafici dei propri operatori e degli stipendi, è possibile definire in questa tabella il rendimento (un campo numerico che funziona, al momento, da promemoria) ed una percentuale di rendimento. Non tutti gli operatori che appartengono ad una ditta, infatti, possiedono le stesse capacità e, quindi, aldilà dello stipendio che guadagnano, "rendono" allo stesso modo. Questa percentuale di rendimento permette di attribuire ad un operatore un valore che andrà moltiplicato per il costo medio dell’intervento. Un concetto di questo genere è stato applicato anche alla tabella delle zone: ad ogni zona si attribuisce una valore che permette di far aumentare o diminuire i costi medi del trasferimento dovuti alla necessità di un intervento. Nella fase di rifornimento o di installazione di una macchina, sarà, in questo modo, possibile attribuire alla macchina oggetto del rifornimento un codice di intervento che permetterà, da un canto, di tenere traccia della tipologia dell’intervento stesso e dell’operatore che l’ha eseguito e, dall’altra parte, attribuirà all’intervento dei costi medi che andranno, in fase di produzione delle statistiche, moltiplicati per le percentuali di rendimento degli operatori e per le percentuali di incidenza sulle spese del trasporto. Oltre a questi costi per così dire standard abbiamo previsto la possibilità di attribuire, singolarmente, ad ogni intervento delle spese aggiuntive che possono variare volta per volta.

Questa struttura permette a GDA di operare delle statistiche fortemente indicative dell’andamento di una macchina. Esse permettono di verificare singolarmente il comportamento di una macchina, di verificare cosa succede su tutti i clienti, o di operare un filtro sui tipi di installazione o di prodotto. Il sistema permette di verificare gli andamenti delle macchine considerando un periodo di riferimento ed un periodo di calcolo. In questo modo è possibile produrre degli elaborati o degli accattivanti grafici a colori che consentano, in un batter d’occhio, di avere un’idea dei rendimenti delle macchine. L’operazione che il programma per il calcolo è la seguente:

- Per il periodo di riferimento ed il periodo di calcolo,

a) verifica gli incassi fatti su ogni macchina e le spese. Le spese vengono calcolate tenendo presente le percentuali di trasferimento e di operatore.

b) Fa un computo del rendimento sottraendo all’incasso le spese

c) produce una somma parziale (voce per voce) e totale all’interno del periodo in esame.

d) calcola la percentuale di variazione del periodo di calcolo rispetto al periodo di riferimento.

Esempio:

L’operatore OP1 possiede un rendimento superiore alla media, in misura doppia (Perc = 2). Egli è inserito nell’intervento INT1 che è un intervento standard di rifornimento. I prezzi di trasferimento sono di 4000 £ e quelli dell’intervento sono di 10000 £. Il cliente da rifornire sta in una zona codificata con una percentuale di trasferimento elevata, supponiamo 2 (molto lontano dalla nostra sede). La macchina quindi, in queste condizioni, costerebbe 4000 x 2 (percentuale di trasferimento) + 10000 per 2 (percentuale di OP1) cioè 28000 £. Possiamo immaginare il tipo di incasso che ci si aspetta da questa macchina visti i costi di intervento e di trasferimento senza contare le eventuali spese aggiuntive. Questa situazione, prolungata nel tempo, viene ben graficata utilizzando i grafici di tendenza che mostrano le variabilità degli incassi e delle altra voci (cosi vivi) nei periodi di riferimento o di calcolo.

6. Gestione stesso prodotto a due prezzi di vendita

Con la taratura e l’attribuzione dei codici dei prodotti alle varie macchine il prezzo indicativo del prodotto può essere variato. Lo stesso prodotto può, tra l’altro, far parte di KIT differenti ed essere venduto a prezzi diversi.

7. Gestione tessere scalari

La presenza di un contacolpi separato per le tessere permette la gestione delle battute rimaste in "pancia" alla macchina. Gli incassi vengono "registrati" nel momento in cui la battuta tessera viene effettivamente effettuata.